Steuerkanzlei mit eigenem Tech-Team – Wie Kalkül die Branche neu denkt | 98

00:00:13: Liebe Zuhörer, ein ganz herzlich willkommen zu unserer neuen Folge Exzellente Arbeitgeber einer Steuerberatung.

00:00:20: Ja ich habe heute die große Freude erneut wieder Gast sein zu dürfen in der schönen Stadt Dresden eine wunderbare Gesprächspartnerin mit Dorit Stefan begrüßen zu dürfen und wir haben uns auf gemeinsam auf die Fahne geschrieben ein Thema was Frau Stephan sehr bewegt nämlich die Technologie.

00:00:40: Aber die bewegt ja nicht nur Frau Stefan, sie bewegt die ganze Branche.

00:00:44: Und trotzdem haben wir was Neues mitgebracht.

00:00:48: Wir haben mal den Podcast den Namen gegeben, Steuerkanzlei mit eigenem Tech Team wie kalkül die Branche neu denkt.

00:00:57: Seien Sie gespannt auf Technologie, Steuerberatung und auch ganz andere Facetten?

00:01:13: Und ich sage nochmal herzlich willkommen Frau Stephan.

00:01:15: schön dass Sie dabei sind Und würde mich freuen, wenn Sie sich natürlich auch Kalkül als Kanzlei kurz unserem Zürcherkreis vorstellen.

00:01:26: Ja vielen Dank für die Einladung!

00:01:29: Mein Name ist Dorit Steffern.

00:01:31: ich bin Steuerberaterin und Geschäftsführerin der Kalkuildresen GmbH Steuerberatungsgesellschaft.

00:01:37: Wir sitzen in Dresden und sind auf die Beratung von Unternehmen ab ungefähr einer Million Umsatz spezialisiert.

00:01:44: Und zwar mit einem besonderen Schwerpunkt im E-Commerce, wo große Datenmengen in kurzer Zeit steuerlich korrekt verarbeitet werden müssen.

00:01:52: Was uns strukturell von anderen Kanzleien unterscheidet – wir haben ein eigenes Softwareentwicklerteam und betreiben eine eigene Kanzlei Cloud!

00:02:01: Unser jüngstes Produkt ist der Textpilot, eine Lösung die Buchhaltung vollständig automatisiert ohne manuelle Dateneingabe.

00:02:09: Zu meiner Person nochmal ich habe aus erster Hand erlebt wie zeitintensiv und fehleranfällig Buchhaltungs- und Steuerprozesse sein können Und ich wollte das schon immer ändern.

00:02:19: Gemeinsam mit meinem Mann der IT Hintergrund hat und heute die KalkylIT und ServiceGNBH leitet haben wir ursprünglich kalkül gegründet Und zwar mit dem klaren Ziel, Steuerberatung nicht nur fachlich exzellent sondern auch technologisch auf der Höhe der Zeit zu gestalten.

00:02:38: Schöner Einstieg!

00:02:39: Vielen Dank dafür!

00:02:40: Wir haben Sie gleich die Messlatte hochgelegt aber ich gehe da mal mit trüben weil sie waren jetzt auch schon ein paar Mal dabei und ein paar Mann heißt wirklich mehrfach Teilnahme beim Wettbewerb exzELLenter Arbeitgeber in der Steuerberation.

00:02:54: und sie war nicht nur dabei, sie war erfolgreich dabei.

00:02:57: Ich stelle mal so eine ganz persönliche Frage Hand aufs Herz Hat sie denn an den Ergebnissen in den letzten Jahren plural oder vielleicht auch im letzten Jahr am meisten überrascht?

00:03:09: Ja, ehrlich gesagt war es nicht ein einzelnes Ergebnis sondern eher die Konsistenz.

00:03:15: Wenn man eine Organisation aufbaut, die aus zwei so unterschiedlichen Berufsgruppen bestehen und zwar Steuerberater auf der einen Seite und Softwareentwickler auf der anderen Seite dann ist man als Führungskraft permanent damit beschäftigt unterschiedliche Erwartungen Arbeitsweisen und Kulturen zusammen zu halten.

00:03:31: Man nimmt sich dafür immer viel vor, aber ob es wirklich ankommt weiß man immer erst wenn man das von außen gespiegelt bekommt.

00:03:38: Was mich überrascht hat dass beide Gruppen das Gefühl teilen an etwas Sinnvollen zu arbeiten.

00:03:44: Das klingt zwar selbstverständlich ist es aber nicht gerade in einer Kanzlei die gleichzeitig eine Technologie unternehmen müsst.

00:03:54: Das haben wir gerade nochmal gesagt.

00:03:55: sie beschäftigen und das ist ja ungewöhnlich ein eigenes Entwickler Team, Software-Entwicklerteam und auch die eigenen Kanzleiglout haben Sie angesprochen.

00:04:05: Gab so einen Moment, den gab es ja bestimmt aber wann?

00:04:08: Wir kaufen nicht mehr von außen ein wir machen das jetzt mal selbst mit der IT und der Software.

00:04:16: Den gab es ehrlich gesagt nicht so als einzelnen Wendepunkt sondern es war eher eine Erkenntnis die sich über die Zeit verdichtet hat.

00:04:25: Wir kommen ursprünglich aus dem E-Commerce Bereich und wer dort mandatiert, merkt sehr schnell dass die verfügbaren Softwarelösungen nicht immer wirklich funktionieren.

00:04:37: Das heißt das sie nicht unbedingt für die Art von Datenvolumen oder die Transaktionsgeschwindigkeiten gebaut sind Und wir haben einen Würger nach dem anderen gebaut und drumherum gebaut sozusagen und das ist einfach nicht skalierbar.

00:04:53: Gleichzeitig hatte ich immer die Gründungsgeschichte von Kalkül im Blick, wie Buchhaltung eigentlich aussehen sollte und zwar ohne manuelle Eingaben, ohne Mädchenbrüche und ohne unnötigen Aufwand auf Mandantenseite.

00:05:06: Und da mein Mann glücklicherweise dieses technische Fundament mitbringt... haben wir die seltene Konstellation, dass wir einfach selbst auch entwickeln konnten und selbst umsetzen konnten.

00:05:17: Und das Produkt TextPilot ist das konsequente Ergebnis dieser Entwicklung.

00:05:22: Natürlich ist TextPilots nicht das einzige Ergebnis!

00:05:25: Wir arbeiten täglich daran immer digitaler und automatisierter zu werden – und zwar in der Breite und nicht nur im Produkt.

00:05:33: Ein gutes Beispiel sind unsere stetig wachsende Bibliotheken an Erklärvideos mit der wir konkrete Arbeitsschritte dokumentieren.

00:05:41: Etwa bestimmte Buchungen im Edison, wie das durchgeführt wird – das klingt zwar eigentlich unspektakulär, hat aber einen riesigen Effekt.

00:05:52: Fragen die nämlich früher jedes Mal neu beantwortet werden mussten sind damit ein für allemal geklärt.

00:05:59: Dazu kommt dass wir das Anwording neuer mitarbeiten konnten wir ehrlich optimieren und auch zunimmt digitalisieren erweitern automatisieren Weil wir der Überzeugung sind, dass die Qualität des Einstiegs die Qualität der späteren Arbeit maßgeblich mitbestimmt.

00:06:16: Ja, glaube ich kann alle, die jetzt gerade zuhören nochmal gut bestätigen.

00:06:22: Gerade die Phase des Einsteigs ist ja noch mal auch so eine Kretchenfrage.

00:06:26: Funktioniert es dauerhaft oder gibt's da Probleme?

00:06:28: Aber wenn ich über Spannungen rede dann würde ich von außen sagen naja ... Der IT-Entwickler ist doch ein bisschen anderer Menschentyp.

00:06:35: Wenn ich in die Kleidung packe müsste, dann ist er der Hoodie Träger Und wenn ich die Steuerberater Kolleginnen und Kollegen nehme, dann würde ich sagen, dann seht ihr die Blusen und die Hemden in der überwiegende Zahl vertreten.

00:06:46: Ein bisschen überschwitzt formuliert.

00:06:49: Wo kracht es denn auch mal zwischen den beiden Welten?

00:06:52: Weil sonst wird uns ja vorgeworfen von den Zuhörenden und Zuhörern von Stefan, die meint das ja irgendwie alles schön, mal des rosa rot.

00:07:00: Also gibt es da Spannungen, die sie wahrnehmen.

00:07:02: und natürlich dahinter liegende Frage wie löst sich das?

00:07:07: Ja, es kracht vor allem in der Geschwindigkeit.

00:07:10: Software-Entwicklung lebt ja von Iterationen, etwas bauen, testen, verwerfen und neu bauen.

00:07:16: Steuerberatung lebt dagegen von Verlässlichkeit und Rechtssicherheit.

00:07:20: Und diese beiden Grundhaltungen prallen regelmäßig aufeinander wenn es darum geht wie fertig ist denn eigentlich ein Produkt?

00:07:27: Bevor es eingesetzt werden kann?

00:07:29: man ist es dann überhaupt fertig was wir gelernt haben?

00:07:32: Man muss nicht eine Kultur durchsetzen sondern einen gemeinsamen Referenzpunkt schaffen.

00:07:37: Bei uns ist das der Mandant und sein konkretes Problem.

00:07:40: Wenn beide Seiten diesen Ausgangspunkt teilen, werden technische und fachliche Entscheidungen deutlich weniger zum Konflikt und deutlich öfter zur echten Zusammenarbeit?

00:07:53: Die Frage war auch noch mal weiterführend.

00:07:56: wenn ich die beiden Berufsgruppe jetzt nehme, die sich im Haus gut unter einem Dach so verstehe ich es zumindest ja Vereinen.

00:08:03: trotzdem bewegen sie sich ja auch beim Recruiting und das wird nicht einfacher Ist nicht einfach und wird nicht weiter einfach sein im Steuerberatungsmarkt mit Konkurrieren, mit anderen Steuernberatungskanzleien.

00:08:14: Und natürlich im Technologiebereich mit anderen IT-Unternehmen oder Softwareanbietern.

00:08:19: Wenn Sie für sich feststellen.

00:08:21: Hand aufs Herz wer ist denn der schwierige Gegner auf dem Arbeitsmarkt?

00:08:25: Technologie oder Steuerberato?

00:08:28: Bis vor kurzem vor der breiten Einführung von KI hätte ich gesagt es sind die Entwickler.

00:08:35: Inzwischen hat sich das Blatt vollständig gewendet und man bekommt sehr leicht Entwickler.

00:08:42: Die Preise haben sich dort auch am Markt deutlich reduziert, inzwischen ist es wieder der Standard, den unsere Branche alle Kollegen von mir sozusagen umtreibt.

00:08:53: Das ist ganz klar die Steuerberatung.

00:08:56: Wir haben allerdings jetzt seit Mitte letzten Jahres ungefähr den Fokus voll auf Recruiting gelegt Und seitdem wir tatsächlich auch den Fokus auf diesem Gebiet haben, gelingt es uns wirklich gut neue Mitarbeiter zu rekrutieren.

00:09:14: Das schlägt ja in Zahlen nieder.

00:09:16: Das kann ich mal einfach so preisgeben in die Runde.

00:09:18: Sie sind ja heute schon bei rund vierzig Beschäftigten, also auch Gewachsenen in den letzten Jahren und haben ja auch noch einen Anspruch.

00:09:26: Sie haben das ja schon deutlich gemacht beim Einstieg Vorstellen der Kanzlei, sie zielen auch auf große Mandate ab.

00:09:33: Also interessante Tech- und Großmandate.

00:09:37: gibt es da auch Veränderungen durch das Wachstum und vielleicht auch diese andere Mandanten kommen wie sie ihr Team aufstellen organisatorisch inhaltlich oder auch wie sich's führen?

00:09:49: Ja, auf jeden Fall.

00:09:51: Es zwingt auf jeden fall zur Klarheit.

00:09:53: mit ungefähr vierzig Mitarbeitern kann man sich keine diffusen Verantwortlichkeiten leisten wenn man gleichzeitig komplexe Mandate bedienen und auch eigene Software entwickeln möchte.

00:10:04: Jede Rolle muss klar definiert werden nicht weil man bürokratisch sein will sondern weil die Mandate dieser Größenordnung einfach Verlässlichkeit erwarten und klare Verantwortlichen klare Strukturen.

00:10:17: Gleichzeitig bedeutet das Wachstumsziel, dass wir uns beim Aufbau des Teams nicht an dem orientieren was wir heute brauchen sondern an dem was wir in drei Jahren brauchen werden und das bedeutet im Prinzip die fachliche Tiefe auf der Steuerseite als auch die technische Skalierbarkeit auf der Entwickler Seite.

00:10:37: Das bedeutet ja einen ganz schweren Punkt hin bei Ihnen, das ist das Thema Innovation.

00:10:42: Also wir haben jetzt viel über Technik gesprochen aber ich höre auch aus Ihren Rückmeldungen oder Ausführungen heraus, Innovation spielt eine große Rolle und Sie haben sich das ja auch so ein bisschen als claim gegeben Deutschland innovativste Steuerkanzlei, ich sage ein großes Versprechen, auch eine große Ambition.

00:10:59: positiv formuliert.

00:11:01: Wenn ich jetzt mal die Mitarbeiter fragen würde oder Sie fragen würden, wie werden die Mitarbeitern denn an einem klassischen Montagmorgen?

00:11:08: Wir sind jetzt gerade in der Mitte der Woche bei der Aufnahme am Montagmorgen.

00:11:12: Dass sie nicht in der klassischen Steuerberatungskanzlei sind

00:11:16: Ja das ist auf jeden Fall eine gute Frage.

00:11:19: Ich denke dass man das am ehesten daran merkt, dass quasi ein Steuerberater und einen Entwickler am selben Problem sitzen Und das als vollständig normal empfinden.

00:11:30: In einer klassischen Kanzlei gibt es ja Fachabteilungen, die nebeneinander existieren.

00:11:34: Bei uns gibt's Probleme, die gemeinsam gelöst werden, weil sie eben beides sind – steuerlich komplex und parallel technisch anspruchsvoll!

00:11:43: Und konkret wer bei uns anfängt arbeitet irgendwann mit unserem eigenen Produkt to the text pilot entweder, weil er es nutzt oder weil er daran mitteinwickelt oder weil der Mandanten dabei begleitet.

00:11:54: Diese Nähe zum Produkt verändert wie man über die eigene Arbeit denkt

00:12:01: Ist ein guter Punkt.

00:12:02: nochmal fürs Verständnis.

00:12:05: Ich würde gerne noch mal fast schon zum Ende die Frage stellen, weil sie es für mich immer wieder durchschreien lassen.

00:12:11: auch in der Ausführung stelle ich mir jetzt einmal als Berufskollege so die Frage wie führt man so eine Organisation in der Größenordnung und nochmal auch in dieser Kombination Kanzlei?

00:12:24: Und Text-Startup heißt das auch, wir müssen anders führen.

00:12:29: Wir müssen uns eine andere Führung in ihrer Kanzlei vorstellen.

00:12:32: oder wie würden Sie es aus eigener Sicht beschreiben?

00:12:36: Na ja also man braucht auf jeden Fall viel Bewusstsein dafür dass beide Seiten unterschiedliche Führungslogiken brauchen trotzdem aber dieselbe strategische Richtung verfolgen muss.

00:12:47: Auf der Kanzleiseite brauche ich Stabilität Qualitätssicherung und klare Prozesse.

00:12:52: Auf der Entwicklerseite brauche ich Freiraum, Fehler-Toleranz, kurze Entscheidungswege.

00:12:59: Was das in der Praxis bedeutet?

00:13:00: Ich führe eigentlich keine homogene Organisation sondern eine mit bewusst unterschiedlichen Arbeitsmodi aber einen gemeinsamen Rahmen aus Werten, Zielen und Kommunikationsstrukturen.

00:13:11: dass mein Mann die technische Seite verantwortet hilft dabei enorm.

00:13:15: Wir denken die beiden Welten von Anfang an gemeinsam Und das ist glaube ich ein Riesenvorteil.

00:13:23: Jetzt bin ich dann mal auf die Antwort bei der Schlussfrage gespannt, weil sie das so schön den Bogen geschlagen hat.

00:13:28: Auch nochmal auf die private Seite.

00:13:30: Frau Stefan Sie sind ja auch sehr gut vernetzt.

00:13:34: gerade noch glaube ich in der Edison-Weltes kann man schon sagen da kennen Sie jetzt wahrscheinlich auch viele Kolleginnen und Kollegen her, dir das anhören.

00:13:41: Es ruft eine Kollegin an, sagt Mensch liebe Dorit Stephan du hast mich neugierig gemacht dass mit der Digitalisierung.

00:13:46: eigene Digitalisierung, eigene Produkte finde ich klasse.

00:13:52: Wie würden Sie sie denn beraten oder Ihre Empfehlung geben?

00:13:57: Und was würden Sie vielleicht auch sagen, lasst bitte die Hände davon.

00:14:00: Davon würde ich dir abraten.

00:14:03: Ja, ich würde den Kollegen eigentlich drei Dinge sagen.

00:14:08: Erstens, fang mit dem Problem an nicht mehr der Technologie.

00:14:12: Wir haben Textpilot nicht gebaut, weil wir ein Produkt bauen wollten.

00:14:17: Sondern weil wir an konkretes schmerzhaftes Problem hatten aus eigener Erfahrung.

00:14:21: Das heißt, wir haben eigentlich für uns eine Lösung geschaffen und haben uns erst später auf den Weg quasi überlegt, dass man da auch Produkt rausmachen kann was man verkaufen kann.

00:14:33: also eigentlich war es ursprünglich eine Lösung für uns selbst.

00:14:37: das zweite was ich sagen würde Ohne jemanden mit echter technischer Verantwortung im Führungsteam wird es echt schwer.

00:14:47: Nicht ein externer Dienstleister, das funktioniert aus meiner Sicht nicht sondern man braucht jemanden der mit entscheidet und mithaftet.

00:14:55: Und wovon ich abraten würde von einer Vorstellung dass man nebenher so was machen kann Eigene Software-Entwicklung ist kein Projekt.

00:15:03: Es ist ein dauerhaftes Thema, der Ressourcenaufmerksamkeit und eine klare strategische Entscheidung braucht.

00:15:11: Wer das unterschätzt wird fest schnell feststellen dass er weder eine gute Kanzlei noch ein gutes Produkt hat.

00:15:20: Das haben Sie ja.

00:15:21: deswegen vielen Dank!

00:15:23: Ich glaube es ist deutlich geworden.

00:15:24: ich hoffe das ist auch alle Zürer aus dem heutigen Podcast mitnehmen.

00:15:29: Ja, ich danke für mutige Gedanken.

00:15:31: Ich danke für Ausblick und ein wunderbares Gespräch!

00:15:35: Vielen Dank Frau Stefan.

00:15:36: Ebenfalls vielen Dank.